Verlierst du den Überblick über Leads, Termine und Kampagnen? Dann liegt das Problem oft nicht bei dir, sondern bei deinem CRM. Ein gutes CRM-System unterstützt dich dabei, Kundenbeziehungen effizient zu pflegen, Abläufe zu automatisieren und dein Wachstum messbar voranzutreiben. Ein schlechtes CRM bremst dich – durch fehlende Funktionen, umständliche Bedienung oder mangelnde Integration.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist ein leistungsstarkes CRM längst keine Luxuslösung mehr, sondern Standard. Mehr als 90 % der Unternehmen mit zehn oder mehr Mitarbeitenden setzen heute auf ein CRM. Der Markt ist groß – die Auswahl aber unübersichtlich.
Zwei Systeme stechen dabei besonders hervor: ActiveCampaign und HighLevel. Beide versprechen Automatisierung, Übersicht und mehr Effizienz. Doch ihre Ansätze könnten unterschiedlicher kaum sein. Während ActiveCampaign seine Wurzeln im E-Mail-Marketing hat, setzt HighLevel auf eine All-in-One-Lösung für Vertrieb, Marketing und Kundenservice.
In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen dir welches System bietet – und welches CRM zu deinem Unternehmen passt.
Das Wichtigste in Kürze
- ActiveCampaign eignet sich für dich, wenn du ausschließlich E-Mail-Marketing betreibst und keine erweiterten CRM- oder Automatisierungsfunktionen brauchst.
- HighLevel ersetzt mehrere Tools auf einmal und bietet dir E-Mail, SMS, Funnel, Kalender, Call-Tracking und Bewertungen zentral in einer Plattform.
- Preislich wirkt ActiveCampaign im Einstieg günstiger, wird aber teuer durch zusätzliche Tools – während HighLevel langfristig deutlich mehr Funktionen zum Fixpreis bietet.
- Benutzerfreundlichkeit: ActiveCampaign ist schnell eingerichtet, aber limitiert. HighLevel erfordert Einarbeitung, bietet aber mehr Kontrolle und Effizienz.
- Empfehlung: Für wachsende Unternehmen, Agenturen und Dienstleister mit Automatisierungsbedarf ist HighLevel klar die bessere Wahl.
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Inhaltsverzeichnis
ActiveCampaign: Stärken & Funktionen im Überblick
ActiveCampaign gilt als einer der Platzhirsche im Bereich E-Mail-Marketing. Doch die Plattform hat sich weiterentwickelt und bietet heute auch CRM-Funktionen an – zumindest auf dem Papier. Wer auf der Suche nach einem spezialisierten E-Mail-Tool mit etwas Vertriebsfunktion ist, findet hier ein solides Setup. Doch reicht das aus?
Fokus: E-Mail-Marketing mit Extras
ActiveCampaign wurde für E-Mail-Automatisierung gebaut. Die CRM-Funktionen kamen später dazu – und das merkt man. Der Schwerpunkt liegt auf Kommunikation, Segmentierung und Workflows, nicht auf der vollständigen Steuerung deines Vertriebsprozesses.
Wichtige Funktionen im Überblick
E-Mail-Marketing-Automatisierung
Erstelle personalisierte E-Mail-Strecken, reagiere auf Nutzerverhalten und automatisiere Folgeaktionen. Ideal für Newsletter, Onboarding oder Verkaufsstrecken.
Vertriebs-Pipeline-Management
Ein visuelles Board hilft dir, Deals zu erfassen und den Status deiner Leads im Auge zu behalten. Weniger flexibel als spezialisierte Sales-CRMs – aber besser als nichts.
Segmentierung & Lead Scoring
Nutze detaillierte Filter, um Kontakte basierend auf Verhalten, Kaufhistorie oder Engagement zu clustern. Leads mit hoher Kaufabsicht lassen sich gezielt priorisieren.
Multikanal-Kommunikation
Neben E-Mail stehen dir auch SMS, Facebook Messenger und ein Website-Chat zur Verfügung – sofern du bereit bist, Plugins zu integrieren.
Vorteile von ActiveCampaign
- Top bei E-Mail-Automatisierung
- Zuverlässige Segmentierungs-Optionen
- Einfache Anbindung an Tools wie Zapier, Shopify oder WordPress
- Ideal für E-Mail-zentrierte Kampagnen
Nachteile im Alltag
- Kein integrierter Kalender für Termine
- Keine Anrufverfolgung oder Voicemail Drops
- Funnel-Builder fehlt komplett
- Preis steigt stark mit der Kontaktanzahl
Für wen lohnt sich ActiveCampaign?
Wenn dein Fokus fast ausschließlich auf E-Mail-Marketing liegt, bietet dir ActiveCampaign solide Funktionen mit guter Automatisierung. Es eignet sich für kleine Teams, die keine All-in-One-Lösung brauchen und ihre Tools lieber modular zusammenstellen.
Für Agenturen, Coaches oder Dienstleister mit komplexeren Prozessen fehlt jedoch die Tiefe. Spätestens wenn du Kalenderbuchungen, Funnels oder Call-Tracking brauchst, gerätst du an Grenzen – und zahlst extra für Drittanbieter-Lösungen.
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HighLevel: Was das All-in-One-CRM besonders macht
HighLevel ist kein klassisches CRM – es ist eine Komplettlösung. Entwickelt für Agenturen, Coaches, Dienstleister und kleine Unternehmen, die nicht für jedes Feature ein neues Tool buchen wollen. Das Ziel: Vertrieb, Marketing und Kundenmanagement in einem System vereinen.
Alles in einem System – und das direkt nutzbar
Statt E-Mail-Automatisierung hier, Funnel-Builder dort und Terminbuchung via Drittanbieter, bekommst du bei HighLevel eine durchdachte Plattform, die alles an einem Ort bietet.
Zentrale Funktionen im Überblick
E-Mail- & SMS-Automatisierung
Erstelle intelligente Workflows, sende Follow-ups automatisch und nutze zeitgesteuerte Nachrichten – nicht nur per E-Mail, sondern auch per SMS.
Terminplanung & Anrufverfolgung
Mit dem integrierten Kalender koordinierst du Termine direkt über deine Website. Anrufe kannst du automatisieren, verfolgen und sogar Voicemail-Drops einrichten.
Funnel- & Website-Builder
HighLevel ersetzt Tools wie ClickFunnels oder WordPress-Baukasten. Erstelle Landingpages, Buchungsseiten und komplette Websites direkt im System.
Reputationsmanagement
Bewertungen auf Google und Facebook lassen sich automatisiert anfragen, verwalten und beantworten – wichtig für lokale Sichtbarkeit und Vertrauen.
Vorteile von HighLevel
- Eine Plattform für Marketing, Vertrieb & Kundenservice
- Keine Drittanbieter-Abos mehr notwendig
- Effiziente Workflows durch echte Automatisierung
- Einmal eingerichtet, spart es Zeit und Geld
Wo du genauer hinschauen solltest
- Die Einrichtung braucht Zeit
Ohne klare Prozesse wird das System unübersichtlich. Ein sauberer Start spart dir später viel Ärger. - Lernkurve vorhanden
Du brauchst ein paar Stunden Einarbeitung – die Bedienung ist logisch, aber umfangreich.
Für wen HighLevel ideal ist
Du betreibst Leadgenerierung, arbeitest mit Terminen und willst deine Kommunikation automatisieren? Dann passt HighLevel zu dir.
Gerade für Agenturen und Dienstleister ist die Plattform ein Gewinn. Du brauchst kein Zapier, kein Calendly, kein Page-Builder – du bekommst alles aus einer Hand und kannst sogar White Label anbieten.
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Feature-Vergleich: ActiveCampaign vs. HighLevel
Wenn du eine fundierte Entscheidung treffen willst, brauchst du einen klaren Überblick: Was bieten ActiveCampaign und HighLevel – und was fehlt? In der folgenden Tabelle siehst du auf einen Blick, wie beide Tools bei den wichtigsten Funktionen abschneiden.
| Funktion | ActiveCampaign | HighLevel |
|---|---|---|
| Automatisierung | E-Mail-Fokus, visuelle Workflows | Multichannel-Workflows mit tiefem Trigger-System |
| Vertrieb & Lead Mgmt. | Pipeline-Board, Lead Scoring | Leads, Deals, Aufgaben, Tags – alles integriert |
| Terminplanung | Nur über externe Tools | Integrierter Kalender mit Buchungslink |
| Anruffunktionen | Fehlend | Call Tracking, Voicemail Drops, Reporting |
| Funnel-Erstellung | Nicht enthalten | Funnel-Builder mit Conversion-Tracking |
| Website-Builder | Nein | Vollwertiger Drag & Drop-Builder |
| Marketing-Kanäle | E-Mail, SMS, Facebook Messenger | E-Mail, SMS, WhatsApp, Socials, Voicemail |
| Reputationsmanagement | Nicht vorhanden | Bewertungsmanagement für Google & Facebook |
| Integrationen | Großes App-Ökosystem | Weniger nötig durch native Funktionen |
Was sagt der Vergleich aus?
ActiveCampaign überzeugt beim E-Mail-Marketing, punktet mit guter Segmentierung und simpler Bedienung. Wenn du allerdings ein echtes CRM willst – mit allem, was dazugehört – bleibt es Stückwerk.
HighLevel hingegen deckt alles ab, was du brauchst: Von Leadgenerierung über Automatisierung bis hin zur Nachverfolgung. Du arbeitest auf einer Plattform und sparst dir Integrationen, Schnittstellen und Zusatzkosten.
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Preis-Leistung & ROI
Preis ist nicht alles – aber entscheidend. Vor allem, wenn du mehrere Tools nutzt, die sich gegenseitig ergänzen (oder stören). Der Kostenvergleich zwischen ActiveCampaign und HighLevel zeigt schnell, wie groß der Unterschied bei Funktionsumfang pro Euro sein kann.
ActiveCampaign: Staffelpreise mit Zusatzkosten
ActiveCampaign arbeitet kontaktbasiert. Je mehr Kontakte du hast, desto höher die monatliche Gebühr. Hier ein Beispiel bei 2.500 Kontakten:
| Plan | Kosten pro Monat | Leistungen |
|---|---|---|
| Lite | $39 | Basis-Automatisierung, kein CRM |
| Plus | $95 | CRM, Automatisierung, Lead Scoring |
| Professional | $149 | Erweiterte Automatisierung, Split-Tests, Site Messaging |
| Enterprise | $255 | Individualisierung, Beratung, Support auf Abruf |
Was fehlt:
- Kein Funnel-Builder
- Keine Terminplanung
- Kein Call-Tracking
- Keine integrierten Websites oder Bewertungen
Diese Funktionen musst du zusätzlich einkaufen – und das treibt die Kosten schnell nach oben.
HighLevel: Ein Preis – Alle Tools
HighLevel bietet dir komplette Pakete ohne Kontaktlimitierung:
| Plan | Kosten pro Monat | Leistungen |
|---|---|---|
| Starter | $97 | Vollständiges CRM für 1 Standort |
| Unlimited | $297 | Mehrere Standorte, alle Funktionen, White-Label |
| SaaS Mode | $497 | Reselling als eigene Software mit Benutzerverwaltung |
Was ist enthalten:
✅ E-Mail- & SMS-Marketing
✅ Funnel- und Website-Builder
✅ Terminbuchungssystem
✅ Call-Tracking & Voicemail
✅ Bewertungsautomatisierung
✅ Reporting, Workflows, CRM, u. v. m.
Was ist wirtschaftlich sinnvoller?
Wenn du nur E-Mails verschickst, wirkt ActiveCampaign günstiger. Sobald du aber zusätzliche Tools brauchst – Kalender, Funnels, Call-Tracking, Bewertungen – explodieren die Kosten.
HighLevel ersetzt all das mit einem Plan. Keine Extra-Tools. Kein Hin-und-Her. Und du behältst den Überblick.
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Benutzerfreundlichkeit & Nutzererfahrung
Egal wie viele Funktionen ein Tool bietet – wenn du dich nicht zurechtfindest, nutzt dir das beste Feature-Set nichts. Deshalb ist die Benutzerfreundlichkeit ein zentraler Faktor bei der Auswahl deines CRMs.
ActiveCampaign: Schnell startklar, aber begrenzt
Oberfläche:
Minimalistisch und klar strukturiert. Du findest dich schnell zurecht, besonders wenn du nur E-Mail-Automationen brauchst.
Workflows:
Einfach zu erstellen. Du klickst dich durch Drag-and-Drop-Felder, setzt Trigger, legst Bedingungen fest – fertig.
Nachteile:
- Erweiterte Funktionen sind oft versteckt oder nur über Drittanbieter erreichbar
- Mehrere Integrationen nötig = mehr Schnittstellenpflege
- Nicht skalierbar, wenn du mehr als E-Mails willst
Fazit:
Perfekt, wenn du nur E-Mail-Marketing brauchst. Weniger geeignet, wenn du dein Business skalieren willst oder mehrere Kommunikationskanäle steuerst.
HighLevel: Mehr Power, mehr Verantwortung
Oberfläche:
Komplexer, weil umfangreicher. Du findest Dutzende Funktionen in einer Plattform – vom Anrufsystem bis zur Website-Verwaltung.
Workflows:
Hier steuerst du nicht nur E-Mails, sondern komplette Kundenreisen. Vom ersten Klick über die Terminbuchung bis zur Bewertung nach dem Kauf – alles automatisierbar.
Nachteile:
- Du brauchst Einarbeitungszeit
- Onboarding und Struktur sind entscheidend
- Anfangs erschlägt die Funktionsvielfalt viele Nutzer
Fazit:
Ideal, wenn du die Kontrolle über deinen gesamten Marketing- und Vertriebsprozess willst. Mit etwas Setup-Aufwand holst du das Maximum aus deinem CRM heraus.
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7. Für wen eignet sich welches CRM?
Nicht jedes CRM passt zu jedem Business. Die Entscheidung hängt stark davon ab, wie dein Vertriebsprozess aussieht, welche Tools du brauchst – und wie du arbeitest.
ActiveCampaign: Minimalistisch und fokussiert
Für dich geeignet, wenn:
- Dein Fokus fast ausschließlich auf E-Mail-Marketing liegt
- Du mit kleinem Team arbeitest und keine komplexen Workflows brauchst
- Du bereits Tools wie Calendly, ClickFunnels oder Pipedrive nutzt und behalten willst
- Du keine Terminplanung, Call-Tracking oder Funnel-Funktion benötigst
ActiveCampaign ist eine gute Wahl, wenn du nur automatisierte E-Mail-Kommunikation brauchst und dir der Rest nicht wichtig ist. Es ist leicht zu bedienen, aber in der Funktionalität begrenzt.
HighLevel: All-in-One für Wachstum und Kontrolle
Für dich geeignet, wenn:
- Du Agentur, Dienstleister oder Coach bist
- Du regelmäßig mit Terminen, Leads und Funnels arbeitest
- Du mehrere Tools nutzt und reduzieren willst
- Du Wert auf automatisierte Kundenreisen, Reporting und zentrale Steuerung legst
HighLevel ist gebaut für Menschen, die Kontrolle über ihren kompletten Prozess haben wollen – ohne ständig zwischen Tools zu springen. Ob Sales, Marketing, Kundenbindung oder Bewertung – alles ist in einem System möglich.
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8. Fazit: ActiveCampaign oder HighLevel?
Du willst effizienter arbeiten, Kunden besser betreuen und weniger Zeit mit Tool-Wechseln verlieren? Dann hängt die richtige CRM-Wahl stark von deinem Ziel, Budget und Arbeitsstil ab.
Wann ActiveCampaign die bessere Wahl ist
Setze auf ActiveCampaign, wenn du:
- Nur E-Mail-Marketing brauchst
- Keine komplexen Workflows aufbauen willst
- Mit wenigen Kontakten arbeitest
- Separate Tools wie Calendly oder Funnel-Builder bereits nutzt und behalten willst
Du bekommst eine schlanke Lösung, die sich schnell einsetzen lässt. Ideal für kleinere Teams, die einfache Automatisierung wollen – ohne tief in Vertrieb oder Multi-Channel-Marketing einzusteigen.
Wann HighLevel mehr Sinn macht
Wähle HighLevel, wenn du:
- Mehr als nur E-Mails automatisieren willst
- Vertrieb, Marketing und Service zentral steuern willst
- Deine Tools konsolidieren und monatlich sparen willst
- Skalieren willst – sei es als Agentur, Coach oder Berater
Mit HighLevel bekommst du eine Plattform, die mitwächst. Kein Flickenteppich aus Einzeltools, sondern ein durchgängiges System – bereit für echtes Business-Wachstum.
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