Du planst eine Veranstaltung, ein Promo-Event oder eine Kundenaktion und suchst nach einer schnellen, automatisierten Lösung für den Einlass? Dann ist ein digitales Check-in-System die Antwort. Klassische Methoden wie Papierlisten, Stempel oder manuelle Tickets kosten Zeit, sind fehleranfällig und kaum skalierbar.
Digitale Check-ins dagegen sparen Ressourcen, verhindern doppelte Einlösungen und sorgen für einen professionellen ersten Eindruck. Mit GoHighLevel, einer Plattform für Marketingautomatisierung, kannst du diesen Prozess vollständig digital und effizient abbilden.
Die zentrale Frage dabei lautet: Wusstest du, dass du ein digitales Check-in-System in HighLevel erstellen kannst? Genau das erfährst du hier – Schritt für Schritt, praxistauglich und klar strukturiert.
Das Wichtigste in Kürze
- GoHighLevel ermöglicht dir ein vollständiges, digitales Check-in-System – ideal für Events, Kampagnen und Aktionen jeder Größe.
- Individuelle QR-Codes und automatisierte Workflows sorgen für schnellen Einlass und verhindern Mehrfacheinlösungen.
- Der gesamte Prozess läuft automatisiert – von der Einladung bis zur Feedbackanfrage nach dem Event.
- Du brauchst keine zusätzlichen Tools – alles wird zentral in GoHighLevel gesteuert.
- Geeignet für Agenturen, Eventveranstalter, Restaurants und Coaches, die effiziente Teilnehmerprozesse benötigen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist GoHighLevel?
GoHighLevel ist ein All-in-One-Tool für Marketingautomatisierung, Lead-Management und Kundenkommunikation. Die Plattform wurde speziell für Agenturen, Coaches, Eventveranstalter und KMUs entwickelt, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen – ohne zig Einzellösungen nutzen zu müssen.
Für wen ist GoHighLevel gemacht?
GoHighLevel richtet sich an:
- Marketing-Agenturen, die Kundenprozesse zentral steuern wollen
- Eventplaner, die Teilnehmermanagement und Automatisierungen in einem Tool brauchen
- Einzelunternehmer und Coaches, die keine Zeit für manuelle Workflows haben
- Restaurants, Dienstleister und lokale Unternehmen, die regelmäßig Kampagnen fahren
Die Plattform kombiniert CRM, Funnel-Builder, Terminbuchung, SMS-/E-Mail-Automatisierung, Landingpages, Umfragen und mehr – alles unter einer Oberfläche.
Vorteile im Vergleich zu anderen CRM-Tools
| Funktion | GoHighLevel | Andere CRM-Systeme |
|---|---|---|
| Komplettlösung | ✅ | ❌ Oft nur Teilfunktionen |
| SMS & WhatsApp Integration | ✅ | ❌ Häufig Zusatzkosten |
| White-Label möglich | ✅ | ❌ Eingeschränkt |
| Keine Coding-Kenntnisse | ✅ | ❌ Teilweise notwendig |
| Preis-Leistungs-Verhältnis | ✅ | ❌ Höhere Kosten bei Toolsammlung |
Zitat eines Event-Marketers:
„HighLevel hat uns ermöglicht, alles von Kampagnen bis Teilnehmer-Check-in in einem System zu lösen – ohne Extra-Tools oder Agenturen.“
Mit GoHighLevel sparst du Zeit, Geld und Nerven – und du behältst gleichzeitig die volle Kontrolle über dein Marketing und Eventmanagement.
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Warum ein digitales Check-in-System?
Ein digitales Check-in-System spart dir Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei Events, Promo-Aktionen oder Workshops. Vor allem bei größeren Teilnehmerzahlen oder limitierten Angeboten geht es nicht ohne klare Prozesse – und die laufen am besten digital.
Schnellerer Einlass – weniger Stress
Digitale Check-ins per QR-Code sind deutlich schneller als manuelle Listen oder Papier-Tickets:
- Kein Abhaken per Hand
- Kein Namenssuchen
- Kein Chaos am Eingang
Teilnehmer scannen einfach ihren Code, bestätigen mit einem Klick und sind drin.
Automatisierte Erfassung & lückenlose Nachverfolgung
Jeder Check-in wird automatisch dokumentiert:
- Zeitpunkt der Ankunft
- Name & Kontakt des Gastes
- Aktueller Status (z. B. „Eingelöst“)
- Synchronisierung mit Google Sheets oder CRM
Du weißt jederzeit, wer teilgenommen hat und kannst gezielt nachfassen – z. B. für Feedback oder Bewertungen.
Kein mehrfaches Einlösen von Tickets oder Gutscheinen
Ein häufiger Schwachpunkt bei analogen Lösungen: Du hast keine Kontrolle, ob jemand denselben Gutschein mehrfach nutzt.
Mit GoHighLevel verhinderst du das:
- Einmaliger QR-Code pro Person
- System erkennt doppelte Scans automatisch
- Gäste sehen beim zweiten Versuch eine klare Nachricht wie
„Dieser Code wurde bereits eingelöst.“
Das schützt deine Kampagnen, hält den Ablauf sauber und verhindert Missbrauch.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung mit HighLevel
Du willst dein digitales Check-in-System aufbauen? Mit HighLevel brauchst du keine Entwicklerkenntnisse – nur eine klare Struktur. Hier bekommst du den genauen Ablauf.
a) Dynamische QR-Codes generieren
Jede Person erhält einen individuellen QR-Code, der mit einem eindeutigen Link verbunden ist.
So geht’s:
- Verwende api.qrserver.com für die QR-Erstellung
- Baue deinen Trigger-Link in den Parameter
data=DEIN-LINKein - Beispiel:
https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=https://deinlink.de/trigger - Füge diesen Link als Bildquelle in deine E-Mail ein
Ergebnis: Jeder Empfänger bekommt automatisch einen einzigartigen QR-Code, der exakt mit deinem System verknüpft ist.
b) E-Mail-Vorlage in HighLevel einrichten
Jetzt kommt dein QR-Code in die Einladung oder Kampagnenmail:
- Öffne den Email Builder in HighLevel
- Erstelle ein neues Template oder bearbeite ein bestehendes
- Ziehe ein Bildelement in dein Layout
- Füge in den Bildlink deinen individuellen QR-URL ein
Tipp: Im Editor sieht das Bild eventuell „gebrochen“ aus – im Testversand wird der QR-Code korrekt angezeigt.
c) Automatisierte Workflows für den Check-In
Mit dem richtigen Workflow läuft dein Event fast von allein:
- Trigger: Der Workflow startet, sobald ein Formular ausgefüllt wird (nach dem QR-Scan)
- Tagging: Kontakte erhalten automatisch das Tag „checked-in“
- Feld-Update: Ein benutzerdefiniertes Feld wie „redeem status“ wird auf true gesetzt
- Feedback-Loop: Schicke nach dem Check-in automatisch eine SMS oder E-Mail mit Bewertungslink
- Datenexport: Alle Check-ins lassen sich parallel in Google Sheets speichern
So bleiben alle Check-ins dokumentiert – in Echtzeit.
d) Bedingte Logik zur Verhinderung von Doppeleinlösungen
Keine Lust auf Betrug oder Doppeleinlösungen? Dann brauchst du „Conditional Logic“:
- Baue in dein Check-in-Formular eine Bedingung ein
- Wenn das Feld „redeem status“ bereits auf true steht, wird das Formular nicht übermittelt
- Stattdessen erscheint eine Nachricht wie:
„Du hast diesen Code bereits eingelöst. Vielen Dank für deine Teilnahme.“
Dieses System schützt deine Kampagnen und verhindert Missbrauch – automatisiert und klar nachvollziehbar.
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Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Ein digitales Check-in-System ist nicht nur für Großevents gedacht. Auch kleine Aktionen profitieren von klaren Prozessen, automatisierter Verwaltung und gezieltem Teilnehmer-Tracking. Hier sind drei typische Szenarien, bei denen GoHighLevel besonders wirksam ist.
🍽 Restaurantaktionen mit Einmal-Gutscheinen
Du möchtest Gäste mit einem kostenlosen Dessert oder einem Aktionsmenü locken – aber sicherstellen, dass jeder nur einmal profitiert?
So setzt du GoHighLevel ein:
- QR-Code im Newsletter oder auf Social Media
- Einmaliger Zugang zum Gutscheinformular
- Check-in vor Ort durch Scannen
- Automatische Markierung als „eingelöst“
So schützt du dein Budget und machst jede Aktion messbar – ohne Papiergutscheine oder Kontrolle am Tisch.
📚 Workshops mit limitierten Teilnehmerzahlen
Workshops leben von Struktur. Mit einem digitalen Check-in:
- Erhält jeder Teilnehmer eine personalisierte Einladung
- Der Zugang erfolgt nur mit gültigem QR-Code
- Teilnehmerlisten aktualisieren sich in Echtzeit
- Absagen oder No-Shows lassen sich sofort nachvollziehen
Das spart dir Zeit beim Einlass, sorgt für einen professionellen Ablauf und erleichtert die Nachbearbeitung.
🎤 Großveranstaltungen mit personalisiertem Zutritt
Du planst ein Messe-Event, ein Speaker-Panel oder ein Firmenevent? Dann brauchst du einen sauberen Einlassprozess:
- Jede Eintrittskarte enthält einen personalisierten QR-Code
- Keine Doppeleintritte – egal, wie oft jemand versucht, sich Zutritt zu verschaffen
- Statistiken über Check-ins sind live abrufbar
- Optionaler Versand von Feedbackformularen nach dem Event
Zitat eines Event-Veranstalters:
„Das hat uns 2 Stunden Einlasszeit gespart – und wir wussten genau, wer da war.“
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Vorteile im Überblick
Ein digitales Check-in-System mit GoHighLevel bringt dir nicht nur Ordnung ins Chaos, sondern spart dir auch Zeit, Ressourcen und Nerven – egal ob bei kleinen Promoaktionen oder Großveranstaltungen.
❌ Keine doppelte Nutzung von Angeboten
Mit klassischen Gutscheinen verlierst du schnell den Überblick. GoHighLevel verhindert Missbrauch:
- Individuelle QR-Codes pro Teilnehmer
- Einmalige Einlösung durch automatisches Tagging
- System blockiert weitere Versuche
Dein Angebot bleibt exklusiv und kontrollierbar – ohne manuelle Nachverfolgung.
🔁 Vollständige Automatisierung des Check-ins
Du musst nicht am Eingang stehen oder Listen abhaken. Der ganze Prozess läuft automatisiert:
- QR-Code scannen
- Formular ausfüllen
- Status wird gespeichert
- Feedback wird verschickt
- Daten werden exportiert
Du steuerst alles zentral über das GoHighLevel-Dashboard – inklusive Echtzeitübersicht.
📈 Skalierbarkeit bei kleinen und großen Events
Egal, ob du 10 Gäste oder 10.000 erwartest – das System bleibt gleich:
| Größe des Events | Aufwand für dich |
|---|---|
| Klein (1–50) | Minimal |
| Mittel (50–500) | Automatisiert |
| Groß (500+) | Voll skalierbar |
Du wächst – dein Check-in wächst mit.
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Fazit
Wenn du Events planst, Kampagnen umsetzt oder regelmäßig Aktionen steuerst, brauchst du einen Check-in-Prozess, der zuverlässig, schnell und fälschungssicher ist. Genau das liefert dir GoHighLevel.
Was macht GoHighLevel zur idealen Lösung?
- QR-Code-Technologie: Jeder Teilnehmer erhält einen individuellen Zugang – fälschungssicher und automatisiert.
- Automatisierung: Vom Check-in bis zur Nachbearbeitung läuft alles im Hintergrund, ohne manuelles Zutun.
- Bedingte Logik: Du verhinderst Doppeleinlösungen und bleibst in der Kontrolle.
Du brauchst keine Programmierkenntnisse. Alles lässt sich über ein zentrales Interface steuern. So wird aus einem Event-Check-in ein vollständiger, digitaler Prozess.
Ob Restaurantaktion, Workshop oder Großevent – mit GoHighLevel verwaltest du deine Gäste effizienter und professioneller.
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