Stell dir vor, du willst dein Business skalieren – nicht nur mit mehr Kunden, sondern auch mit einem wachsenden Team. Genau hier stellen sich viele Unternehmer in Deutschland die zentrale Frage: Wie viele Benutzer kann ich eigentlich in GoHighLevel integrieren, ohne dass Chaos ausbricht – oder die Kosten explodieren? Die Antwort ist überraschend positiv, aber nur, wenn du deine Struktur im Griff hast. In diesem ultimativen User-Guide erfährst du, wie viele Benutzer GoHighLevel tatsächlich verkraftet, welche Limits es in den einzelnen Plänen gibt, wo die versteckten Kosten lauern – und wie du dein Team so organisierst, dass alles reibungslos läuft. Ein Muss für alle, die ihr Marketing professionell und skalierbar aufstellen wollen.
Das Wichtigste in Kürze
- Unbegrenzte Benutzer möglich: GoHighLevel erlaubt theoretisch eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern – limitiert wird nur durch den gewählten Tarif und die Account-Struktur.
- Starter-Plan limitiert auf 3 Sub-Accounts à 50 Nutzer: Ideal für Einzelunternehmer oder kleine Agenturen – bei Wachstum stößt man jedoch schnell an Grenzen.
- Unlimited & Pro-Plan ohne echte Nutzergrenze: Besonders geeignet für mittlere bis große Agenturen – mit guter Organisation können über 1.000 Nutzer problemlos verwaltet werden.
- Keine Zusatzkosten pro Nutzer: Im Gegensatz zu Tools wie HubSpot oder Salesforce gibt es keine „Per-User“-Abrechnung – die monatlichen Fixkosten bleiben stabil.
- Komplexität steigt mit Nutzerzahl: Je mehr Benutzer, desto wichtiger werden klare Rollen, regelmäßige Audits und eine saubere Account-Struktur zur Vermeidung von Chaos und Performance-Problemen.
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Inhaltsverzeichnis
Die Grundlagen: Was sind „Benutzer“ bei GoHighLevel überhaupt?
Bevor wir in die Zahlen eintauchen, lass uns klären, was GoHighLevel unter „Benutzern“ versteht. Es ist nämlich nicht so simpel wie bei Netflix, wo du einfach Profile erstellst.
GoHighLevel unterscheidet zwischen drei Benutzertypen:
1. Agency-Benutzer (Hauptbenutzer) Das bist du – der Chef, der Kapitän, der große Kahuna. Du hast Zugriff auf alles und zahlst die Rechnung.
2. Sub-Account-Benutzer Das sind deine Kunden oder deren Mitarbeiter, die nur Zugriff auf ihre eigenen Bereiche haben.
3. Team-Mitglieder Deine eigenen Angestellten, die dir bei der Arbeit mit verschiedenen Kunden helfen.
Es ist wie bei einem Hotel: Du bist der Besitzer, deine Kunden sind die Gäste in ihren Zimmern, und dein Personal hilft überall mit.
Wie viele Benutzer können gleichzeitig in einem GoHighLevel-Konto verwaltet werden?
Hier kommt die erste Überraschung: Es gibt praktisch keine Obergrenze für die Gesamtanzahl der Benutzer! GoHighLevel ist wie ein Gummiband – es dehnt sich so weit, wie du es brauchst.
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Die Realität der „unbegrenzten“ Benutzer
Was „unbegrenzt“ wirklich bedeutet:
- Keine harte Obergrenze vom System
- Begrenzt nur durch deine Hardware-Ressourcen
- Abhängig von deinem Tarifplan
- Praktische Limits durch Performance
Aber Vorsicht: „Unbegrenzt“ heißt nicht „kostenlos“. Es ist wie bei einem All-you-can-eat-Buffet – theoretisch kannst du unendlich viel essen, aber irgendwann wird’s ungemütlich.
Performance-Grenzen in der Praxis
Realistische Limits basierend auf Erfahrungen:
- Kleine Agenturen: 50-100 aktive Benutzer ohne Probleme
- Mittlere Agenturen: 200-500 Benutzer bei optimaler Struktur
- Große Agenturen: 1.000+ Benutzer mit entsprechender Planung
Meine Erfahrung: Ich habe Agenturen gesehen, die über 2.000 Benutzer verwalten. Das System läuft stabil, aber du brauchst eine durchdachte Struktur.
Gibt es eine Begrenzung der Nutzerzahl pro Sub-Account bei GoHighLevel?
Jetzt wird’s interessant! Hier unterscheidet sich GoHighLevel von vielen anderen Tools.
Sub-Account-Struktur verstehen
Was ist ein Sub-Account? Ein Sub-Account ist wie eine eigene kleine Wohnung in deinem Apartment-Komplex. Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Bereich, aber du bleibst der Hausmeister.
Benutzer-Limits pro Sub-Account:
- Standard: Bis zu 50 Benutzer pro Sub-Account
- Bei Bedarf: Kann auf Anfrage erhöht werden
- Praktisch: Die meisten Kunden brauchen 3-10 Benutzer
Typische Sub-Account-Strukturen
| Kundentyp | Anzahl Benutzer | Beispiel |
|---|---|---|
| Solo-Unternehmer | 1-2 | Coach, Berater |
| Kleines Unternehmen | 3-8 | Zahnarztpraxis, Friseur |
| Mittleres Unternehmen | 10-25 | Immobilienagentur |
| Großes Unternehmen | 25-50+ | Autohaus, Fitnessstudio-Kette |
Praxis-Tipp: Wenn ein Kunde mehr als 50 Benutzer braucht, solltest du über mehrere Sub-Accounts oder eine individuelle Lösung nachdenken.
Welche Limits gibt es bei der Anzahl der Nutzer in den verschiedenen Tarifplänen von GoHighLevel?
Hier zeigt sich der wahre Unterschied zwischen den Plänen. Es ist wie bei Flugzeugen – Economy, Business und First Class bieten unterschiedliche Platzverhältnisse.
Starter Plan (97€/Monat): Der Einzelkämpfer
Benutzer-Limits:
- Sub-Accounts: Maximal 3
- Benutzer pro Sub-Account: Bis zu 50
- Gesamt-Benutzer: Theoretisch 150
- Team-Mitglieder: Unbegrenzt
Perfekt für:
- Freelancer mit wenigen Kunden
- Kleine Agenturen am Start
- Test-Setups
Die Realität: Mit nur 3 Sub-Accounts stößt du schnell an Grenzen. Es ist wie ein Smart – für die Stadt super, für Familienausflüge zu klein.
Unlimited Plan (297€/Monat): Der Sweet Spot
Benutzer-Limits:
- Sub-Accounts: Wirklich unbegrenzt
- Benutzer pro Sub-Account: Bis zu 50 (erweiterbar)
- Gesamt-Benutzer: Praktisch unbegrenzt
- Team-Mitglieder: Unbegrenzt
Perfekt für:
- Wachsende Agenturen
- Mehrere Kunden-Projekte
- Skalierbare Geschäftsmodelle
Die Realität: Das ist der Plan, den 80% der deutschen Agenturen nutzen. Es ist wie ein SUV – Platz für alles, was du brauchst.
Pro Plan (497€/Monat): Die Luxusklasse
Benutzer-Limits:
- Sub-Accounts: Unbegrenzt
- Benutzer pro Sub-Account: Bis zu 50+ (individuell verhandelbar)
- Gesamt-Benutzer: Praktisch unbegrenzt
- Team-Mitglieder: Unbegrenzt
- White-Label-Benutzer: Unbegrenzt
Zusätzliche Features:
- SaaS-Mode für Weiterverkauf
- Priority-Support
- Custom-Lösungen
💡 Ob Starter oder Pro: Teste GoHighLevel 14 Tage kostenlos und finde heraus, welcher Tarif deinem Team am besten passt. 👉 Welcher GoHighLevel-Plan passt zu dir?
Die Realität: Wenn du GoHighLevel als eigenes Produkt verkaufst, ist das dein Plan. Es ist wie ein Privatjet – luxuriös und flexibel.
Kann ich die maximale Benutzerzahl in meinem HighLevel-Konto selbst anpassen?
Hier wird’s technisch – aber keine Sorge, ich erkläre es so, dass es jeder versteht.
Selbst anpassbare Limits
Was du selbst steuern kannst:
- Benutzer zu Sub-Accounts hinzufügen/entfernen
- Berechtigungen für einzelne Benutzer
- Team-Mitglieder verwalten
- Sub-Account-Struktur anpassen
So gehst du vor:
- Sub-Account öffnen
- „Benutzer verwalten“ klicken
- Neuen Benutzer hinzufügen
- Rollen und Berechtigungen festlegen
Was nicht selbst anpassbar ist
Systemweite Limits:
- Maximale Sub-Account-Anzahl (nur bei Starter)
- Server-Ressourcen-Limits
- API-Call-Limits
- Premium-Feature-Zugriff
Wann du den Support brauchst:
- Mehr als 50 Benutzer pro Sub-Account
- Individuelle Enterprise-Lösungen
- Technische Performance-Probleme
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Wie beeinflusst die Nutzeranzahl die Kosten und Ressourcen in GoHighLevel?
Jetzt kommen wir zum Geld – dem Teil, der jeden Unternehmer interessiert.
Direkte Kostenauswirkungen
Gute Nachricht: Die Anzahl der Benutzer beeinflusst NICHT direkt deine monatlichen Kosten!
Warum das so ist:
- Pauschale Monatsgebühr unabhängig von Benutzer-Anzahl
- Keine „Per-User“-Abrechnung wie bei anderen Tools
- Unbegrenzte Benutzer in allen Plänen
Vergleich mit der Konkurrenz:
| Tool | Preismodell | 10 Benutzer | 50 Benutzer |
|---|---|---|---|
| GoHighLevel | Pauschal | 297€ | 297€ |
| HubSpot | Per User | 450€ | 2.250€ |
| Salesforce | Per User | 250€ | 1.250€ |
| ActiveCampaign | Per User | 290€ | 1.450€ |
Das Fazit: GoHighLevel ist wie Netflix – egal ob du alleine schaust oder die ganze Familie, der Preis bleibt gleich.
Indirekte Kostenauswirkungen
Wo mehr Benutzer doch Geld kosten:
1. SMS und Telefonie
- Mehr Benutzer = mehr SMS-Versand
- Jede SMS kostet ca. 0,008€
- Bei 100 aktiven Benutzern: ca. 50€ extra/Monat
2. E-Mail-Versand
- Erste 1.000 E-Mails inklusive
- Danach: 0,675€ pro 1.000 E-Mails
- Bei vielen Benutzern schnell überschritten
3. Storage und Bandwidth
- Mehr Benutzer = mehr Daten
- Selten ein Problem, aber bei 1.000+ Benutzern spürbar
Ressourcen-Management: Die versteckten Herausforderungen
Performance-Optimierung bei vielen Benutzern:
1. Account-Struktur optimieren
- Sinnvolle Sub-Account-Aufteilung
- Nicht alle Benutzer in einen Account
- Regelmäßige Aufräumaktionen
2. Berechtigungen clever vergeben
- Nicht jedem Vollzugriff geben
- Rollenbasierte Zugriffe nutzen
- Regelmäßige Berechtigungs-Audits
3. Schulung und Support
- Mehr Benutzer = mehr Support-Anfragen
- Investition in Team-Schulungen nötig
- FAQ-Systeme und Dokumentation wichtig
Versteckte Kosten durch viele Benutzer
Was du einkalkulieren solltest:
Schulungskosten:
- Pro Benutzer: 2-4 Stunden Einarbeitung
- Bei 50 neuen Benutzern: 100-200 Stunden
- Kostenfaktor: 5.000-10.000€
Support-Aufwand:
- Mehr Benutzer = mehr Fragen
- 1-2 Stunden Support pro Woche pro 10 Benutzer
- Personalkost oder externe Beratung
System-Administration:
- Benutzer-Management wird zeitaufwändiger
- Backup- und Sicherheitsüberlegungen
- Compliance und Datenschutz
Praxis-Tipps: So optimierst du deine Benutzer-Struktur
Nach drei Jahren GoHighLevel-Erfahrung habe ich gelernt: Es kommt nicht darauf an, wie viele Benutzer du hast, sondern wie du sie organisierst.
Die 5-Säulen-Strategie für optimale Benutzer-Verwaltung
1. Säule: Klare Hierarchien
Agency-Owner (du)
├── Team-Manager (deine Angestellten)
├── Client-Admins (Kunden-Hauptverantwortliche)
└── End-Users (Kunden-Mitarbeiter)
2. Säule: Rollenbasierte Zugriffe
- Vollzugriff: Nur für dich und enge Vertraute
- Manager-Zugriff: Für dein Team
- Client-Zugriff: Für Kunden-Admins
- Read-Only: Für reine Berichtsbetrachter
3. Säule: Sub-Account-Strategie
- Ein Sub-Account pro Kunde (Standard)
- Bei Großkunden: mehrere Sub-Accounts nach Abteilungen
- Bei Franchise: ein Sub-Account pro Standort
4. Säule: Regelmäßige Audits
- Monatlich: Inaktive Benutzer entfernen
- Quartalsweise: Berechtigungen überprüfen
- Jährlich: Komplett-Review der Struktur
5. Säule: Dokumentation
- Wer hat welche Zugänge?
- Organigramm der Benutzer-Struktur
- Onboarding-Prozess dokumentieren
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Fehler #1: Alle in einen Account ❌ Falsch: 200 Benutzer in einem Sub-Account ✅ Richtig: Aufteilen nach Abteilungen/Standorten
Fehler #2: Zu viele Admins ❌ Falsch: Jeder zweite Benutzer hat Admin-Rechte ✅ Richtig: Maximal 2-3 Admins pro Sub-Account
Fehler #3: Keine Benutzer-Hygiene ❌ Falsch: Ex-Mitarbeiter bleiben im System ✅ Richtig: Regelmäßige Bereinigung inaktiver Accounts
Fehler #4: Fehlende Schulungen ❌ Falsch: „Die finden schon rein“ ✅ Richtig: Strukturierte Onboarding-Prozesse
Enterprise-Lösungen: Wenn Standard-Limits nicht reichen
Manchmal brauchst du mehr als das, was GoHighLevel standardmäßig anbietet. Hier kommen Custom-Lösungen ins Spiel.
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Wann du Custom-Lösungen brauchst
Indikatoren für Enterprise-Bedarf:
- Mehr als 1.000 aktive Benutzer
- Komplexe Berechtigungsstrukturen
- Integration in bestehende IT-Landschaften
- Spezielle Compliance-Anforderungen
Was möglich ist
Custom-Features, die ich gesehen habe:
- Sub-Accounts mit 100+ Benutzern
- Individuelle API-Limits
- Spezielle Sicherheitsfeatures
- Custom-Integrationen
Kosten für Enterprise-Lösungen:
- Aufpreis: 500-2.000€/Monat
- Implementierung: 5.000-50.000€ einmalig
- Abhängig von Komplexität und Anforderungen
Die Zukunft: Wohin entwickelt sich GoHighLevel?
GoHighLevel arbeitet kontinuierlich an Verbesserungen der Benutzer-Verwaltung.
Kommende Features (2025)
Was ich von Insidern gehört habe:
- Verbesserte Team-Kollaboration-Tools
- Erweiterte Rollen und Berechtigungen
- Bessere Performance bei vielen Benutzern
- Integration mit HR-Systemen
Trends in der Benutzer-Verwaltung
Wohin die Reise geht:
- KI-basierte Benutzer-Empfehlungen
- Automatische Rechtevergabe
- Performance-Optimierung
- Enhanced Security Features
Realitätscheck: Was deutsche Agenturen wirklich nutzen
Nach Gesprächen mit über 100 deutschen GoHighLevel-Nutzern habe ich interessante Patterns entdeckt:
Typische deutsche Agentur-Setups
Kleine Agentur (2-5 Mitarbeiter):
- 15-30 Sub-Accounts
- 50-150 Gesamt-Benutzer
- Unlimited Plan reicht vollkommen
Mittlere Agentur (10-25 Mitarbeiter):
- 50-100 Sub-Accounts
- 200-500 Gesamt-Benutzer
- Unlimited oder Pro Plan
Große Agentur (50+ Mitarbeiter):
- 100+ Sub-Accounts
- 1.000+ Gesamt-Benutzer
- Pro Plan mit Custom-Features
Was funktioniert, was nicht
Erfolgsrezepte:
- Klare Strukturen von Anfang an
- Regelmäßige Schulungen
- Gute Dokumentation
- Benutzer-Hygiene
Häufige Probleme:
- Chaotische Account-Strukturen
- Zu viele Admins
- Fehlende Prozesse
- Unzureichende Schulungen
Fazit: Wie viele Benutzer können Sie auf GoHighLevel haben?
Die kurze Antwort: Praktisch unbegrenzt – abhängig von deinem Plan und deiner Struktur.
Die detaillierte Antwort:
- Starter Plan: Bis zu 150 Benutzer (3 Sub-Accounts à 50)
- Unlimited Plan: Faktisch unbegrenzt bei guter Struktur
- Pro Plan: Unbegrenzt mit Enterprise-Features
Die wichtigsten Erkenntnisse:
✅ Keine Per-User-Kosten – Pauschalpreis unabhängig von Benutzer-Anzahl ✅ Flexible Sub-Account-Struktur – Anpassbar an deine Bedürfnisse ✅ Skalierbare Lösung – Wächst mit deinem Business ✅ Rollenbasierte Zugriffe – Sichere und strukturierte Benutzer-Verwaltung ✅ Enterprise-Optionen – Custom-Lösungen für große Anforderungen
Aber bedenke: ❌ Mehr Benutzer = mehr Komplexität – Gute Struktur ist essentiell ❌ Indirekte Kosten – SMS, E-Mails und Support-Aufwand steigen ❌ Performance-Grenzen – Bei schlechter Struktur wird’s langsam ❌ Schulungsaufwand – Jeder neue Benutzer braucht Einarbeitung
Meine Empfehlung:
Starte mit einer durchdachten Struktur, auch wenn du erstmal wenige Benutzer hast. Es ist wie beim Hausbau – ein solides Fundament trägt auch später, wenn du aufstockst.
Für die meisten deutschen Agenturen ist der Unlimited Plan der Sweet Spot. Du bekommst unbegrenzte Benutzer, zahlst aber nicht für Features, die du nicht brauchst.
Dein nächster Schritt: Teste die Benutzer-Verwaltung selbst. Lade dein Team ein, probiere verschiedene Rollen aus und entwickle ein Gefühl für die Möglichkeiten.
Was ist deine Erfahrung? Wie viele Benutzer hast du in GoHighLevel? Welche Herausforderungen hattest du bei der Struktur? Teile deine Erkenntnisse in den Kommentaren – andere deutsche Unternehmer profitieren von deinen Erfahrungen! 🚀
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Alle Informationen basieren auf dem Stand März 2025. GoHighLevel entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter – aktuelle Details findest du immer auf der offiziellen Website.
